Meilleures stratégies de gestion du temps pour les professionnels de la finance

Les professionnels de la finance doivent s’attaquer aux pertes de temps courantes et élaborer des stratégies claires pour améliorer la productivité et l’efficacité.

Une gestion efficace du temps est importante non seulement pour rester compétitif, mais également pour améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Cet article présente les mesures pratiques que les professionnels de la finance peuvent prendre pour mieux gérer leur temps.

Maîtriser la gestion du temps peut conduire à des résultats de carrière et à une croissance personnelle exceptionnels. Nous fournissons des informations exploitables pour minimiser les distractions et optimiser le temps nécessaire pour atteindre efficacement les objectifs de travail.

Évitez les pertes de temps courantes en finance

De nombreuses pertes de temps différentes peuvent réduire la productivité. Les professionnels de la finance sont toujours tentés d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Peut-être que vous êtes consultant et que vous essayez de réaliser les tâches suivantes entre 8h30 et 10h le mercredi :

• Vous travaillez sur une feuille de calcul.
• Vous vous arrêtez après avoir été interrompu par deux nouveaux emails.
• Vous envoyez six e-mails d’affilée.
• Vous voyez les photos de mariage d’un ami d’université sur Instagram.
• Vous acceptez une invitation à une sortie sociale d’entreprise via un message Slack.
• Vous recevez deux appels inattendus de clients potentiels.
• Vous êtes obligé de raccrocher brusquement parce que votre responsable passe vous rappeler que vous êtes en retard de cinq minutes à une réunion du personnel.

Si cela vous ressemble, vous faites peut-être partie des moins performants de vos pairs, surtout si vous travaillez dans un environnement d’entreprise difficile comme une société de capital-investissement ou une banque d’investissement.

Personne ne se souviendra de vous, ne se souciera de vous ou ne vous promouvra pour tout le travail chargé que vous avez accompli au cours des 5 ou 10 prochaines années. Votre organisation valorise le travail et les chefs-d’œuvre requis.

Des stratégies efficaces pour planifier à l’avance

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Complétez votre liste de tâches pour la semaine à venir tous les dimanches après-midi, de préférence en utilisant une application ou un service Web synchronisé sur tous vos appareils. Mettez en évidence les éléments qui sont importants pour votre réussite professionnelle et personnelle. Les éléments non mis en évidence sont probablement des éléments que vous pouvez déléguer, retarder ou éviter complètement.

Les produits importants dans le secteur financier comprennent des rapports ou des recherches qui doivent être précis et soumis dans les délais. Votre organisation sera mieux servie si vous vous concentrez sur l’amélioration de la qualité de ces rapports plutôt que de simplement faire du bon travail avec eux, afin que vous puissiez consacrer du temps à des éléments sans importance comme répondre à des e-mails de faible priorité ou participer à une longue réunion.

Complétez une liste des actions du lendemain 10 minutes avant de quitter chaque journée de travail et numérotez-les par ordre d’importance et de priorité. Posez-vous continuellement des questions sur toutes les choses que vous ne savez pas il faut vraiment faire des choses qui ne répondent pas à un certain seuil de productivité.

Pourquoi le multitâche peut nuire à la productivité

Le succès en finance dépend de votre capacité à accomplir systématiquement et immédiatement des tâches importantes. Quelles sont les informations et données clés sur lesquelles s’appuient vos responsables financiers ? Que pouvez-vous offrir pour aider votre organisation et/ou vos clients à gagner ? Cela implique-t-il la soumission en temps opportun des rapports d’audit, le calcul précis de la valeur actuelle nette d’un projet proposé ou la garantie que les formules Excel aboutissent à des sommes raisonnables ?

Personne ne se soucie de tous les e-mails que vous avez échangés, des réunions du club social auxquelles vous avez assisté ou de la disposition chronologique des fichiers dans votre casier. Le multitâche empêche constamment les individus de faire de leur mieux pour accomplir certaines des tâches importantes que leurs employeurs attendent d’eux. Le succès en finance peut être lié à la simplicité de votre approche des tâches. Effectuez en premier les actions les plus importantes, les plus difficiles, les plus urgentes et les plus importantes.

Cela peut sembler extrêmement simple à l’étudiant diplômé instruit et peu familier, mais prenez-le une chose à la fois et ne vous arrêtez pas tant que ce n’est pas fait. Divisez les tâches du projet à long terme en jalons à court terme et terminez-les plus tôt que prévu. Faire les choses du début à la fin élimine les inefficacités coûteuses, car vous éviterez de devoir constamment recommencer et recalibrer différents éléments sans rapport.

Maîtrisez votre boîte de réception email pour une meilleure gestion du temps

Votre boîte de réception est une grosse perte de temps. Vous remplissez occasionnellement votre journée d’informations indésirables si la majorité de vos e-mails n’ont aucun rapport avec la tâche à accomplir. Vous pouvez éviter cela en prenant quelques mesures :

• Fixez une heure prédéterminée pour vérifier votre courrier électronique et ne vérifiez pas votre boîte de réception plus de trois ou quatre fois par jour.
• Créez un dossier en dehors des heures d’ouverture pour les e-mails que vous devez recevoir mais qui ne sont pas urgents. Ce dossier peut être particulièrement utile car il permet de revenir sur des demandes importantes qui peuvent attendre plusieurs jours ouvrés avant de recevoir une réponse de votre part.
• Envoyez uniquement les e-mails les plus importants pendant votre journée de travail. Il est important de tenir votre équipe informée, mais une grande partie de votre temps peut être perdue par des collègues inexpérimentés ou moins disciplinés qui inondent votre boîte de réception de messages non pertinents. Vous pouvez réduire ces types d’e-mails en ne répondant pas aux e-mails non liés au travail.
• Videz votre boîte de réception avant de quitter le travail. Créez des dossiers liés au projet dans lesquels vous pouvez envoyer des e-mails liés à des problèmes spécifiques. Garder votre boîte de réception vide vous permet de gagner du temps en vous débarrassant des messages sans importance. Mettez-les dans un dossier d’urgence s’il y a des éléments qui nécessitent vraiment une attention dans les prochaines heures ou le lendemain.

Techniques supplémentaires de gestion du temps pour les professionnels de la finance

Combien de temps perdez-vous ?

Créez une feuille de calcul simple qui vous permet de saisir le temps estimé que vous avez perdu sur des questions insignifiantes. Faites cela tous les jours. Si vous développez et maintenez cette habitude, vous vous entraînerez à reconnaître les problèmes sans importance lorsque vous les rencontrez.

Traiter les documents papier une seule fois

Vous pouvez les soumettre, les déposer ou les supprimer une fois traités.

Envoyez un message direct à vos collègues

Se promener dans votre bureau ou entre les services peut vous coûter plusieurs heures chaque semaine, et nous savons combien cela coûte chaque année. L’utilisation de messages directs via un système de messagerie d’entreprise ou un service Web approuvé est souvent un moyen plus efficace d’obtenir rapidement des réponses à diverses questions, à moins que le problème ne soit important ou complexe.

Sachez où tout se trouve

Ne perdez pas de temps à chercher des choses si vous appréciez chaque minute et chaque heure.

1. Urgent et important: Cela inclut les rapports financiers et comptables avec des délais stricts et rapprochés.
2. Pas urgent et important: Ceux-ci incluent le réseautage au sein de votre équipe financière et des cours de formation.
3. Urgent et pas important: Pensez aux messages sporadiques de votre boîte de réception et aux « dates d’expiration des inscriptions » pour les réunions du club.
4. Pas urgent et pas important: Il s’agira de conversations de 10 minutes près du distributeur automatique et de vérification des scores de football Fantasy.

Évidemment, vous devriez consacrer le plus de temps possible à la première catégorie.

Délégués, délégués, délégués

Déléguer vous séparera de l’équipe à mesure que vous progresserez au sein de l’organisation. Gérez des tâches que vous seul pouvez effectuer. Vous vous verrez bientôt attribuer des subordonnés directs au fur et à mesure que vous perfectionnerez vos compétences en gestion du temps. Déléguez des tâches que vous n’avez pas à gérer vous-même. Ne faites que des choses qui nécessitent vraiment votre attention ou votre expertise.

Équilibrer efficacité et établissement de relations professionnelles

Les professionnels de la finance ont besoin de compétences en gestion du temps, mais ils ont également besoin de relations et de bonne volonté avec leurs collègues internes et la communauté externe. Se concentrer uniquement sur le temps peut vous donner l’impression d’être impoli, ce qui mettra de nombreuses personnes mal à l’aise dans les contextes sociaux et professionnels. Vous commencerez à penser que vous êtes un maître en gestion du temps si vous ne faites pas attention, ignorant complètement la marque « idiot social » sur votre front.

Les compétences en communication, en leadership et en développement commercial sont tout aussi importantes que les compétences en gestion du temps. Les compétences en gestion du temps ne suffiront pas à elles seules à les aider à atteindre le niveau supérieur à mesure que les professionnels de la finance progressent dans leur carrière.

Conclusion

Votre vie professionnelle est améliorée grâce à la gestion efficace du temps dont nous avons discuté. Évitez de perdre du temps, planifiez à l’avance, n’effectuez pas plusieurs tâches à la fois et réduisez la priorité des e-mails. Suivre ces techniques et d’autres pour augmenter la productivité et l’efficacité vous aidera à accomplir les tâches essentielles que les employeurs apprécient. Et n’oubliez pas de cultiver des relations à l’intérieur et à l’extérieur du bureau.