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Journal général et grand livre général : aperçu
Lors du suivi des finances d’une entreprise, un système de comptabilité en partie double qui utilise à la fois un grand livre général et un journal général est souvent la meilleure méthode pour suivre les données financières globales d’une entreprise et assurer le bon fonctionnement et la rentabilité des opérations.
Pour comprendre le fonctionnement de ce système d’enregistrement comptable, il est important de comprendre les différentes fonctions associées à ces deux composantes principales : le grand livre et le journal général.
Leçon principale
- Le journal général se compose d’écritures comptables approximatives qui enregistrent les transactions commerciales par ordre séquentiel par date.
- Le grand livre général est plus formalisé et suit cinq écritures comptables principales : actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses.
- Les progrès de la technologie logicielle ont rationalisé le processus comptable et rendu facile et efficace la combinaison de ces deux tâches comptables.
Revue générale
Un journal général est un livre d’écritures originales dans lequel les comptables et les teneurs de livres enregistrent les transactions commerciales brutes, par ordre de date à laquelle les événements se sont produits. Le journal général est le premier endroit où les données sont enregistrées, et chaque page de cette section comporte des colonnes distinctes pour les dates et les numéros de série ainsi que les enregistrements de débit ou de crédit.
Certaines organisations tiennent des journaux spécialisés, tels que des journaux d’achats ou des journaux de ventes, qui enregistrent uniquement des types spécifiques de transactions.
Une fois la transaction enregistrée au journal général, le montant est inscrit dans les comptes appropriés : comptes clients, équipements, opérations de trésorerie, etc.
Grand livre général
Le grand livre général est un livre ou un fichier que les comptables utilisent pour enregistrer tous les comptes pertinents. Le grand livre général suit cinq éléments comptables importants : l’actif, le passif, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.
Les transactions qui apparaissent pour la première fois dans le journal sont ensuite enregistrées dans le compte du grand livre. Le solde du compte est ensuite calculé et transféré du grand livre vers une balance de vérification avant d’apparaître dans les états financiers officiels de l’entreprise.
Chaque poste comptable est présenté sous forme de tableau en forme de T à deux colonnes. Les comptables placent souvent le titre du compte en haut du « T » et enregistrent les entrées de débit à gauche et les entrées de crédit à droite. Le grand livre général affiche parfois des colonnes supplémentaires pour des détails spécifiques, tels que les descriptions des transactions, les dates et les numéros de série.
Considérations particulières
Technologie logicielle et processus comptables
Aujourd’hui, la plupart des organisations utilisent un logiciel de comptabilité pour enregistrer les transactions dans les grands livres et les journaux, ce qui a considérablement rationalisé ces activités de base de tenue de registres. En fait, la plupart des logiciels de comptabilité disposent aujourd’hui d’un référentiel central dans lequel les entreprises peuvent enregistrer simultanément les grands livres et les journaux.
Ces progrès technologiques rendent l’enregistrement des transactions plus facile et moins fastidieux, et vous n’avez pas besoin de tenir des livres de comptes séparés. La personne qui saisit des données dans n’importe quel module du logiciel de comptabilité ou de tenue de livres de votre entreprise peut même ne pas connaître ces référentiels. Dans bon nombre de ces applications logicielles, la personne chargée de la saisie des données clique simplement sur un menu déroulant pour saisir les transactions dans le grand livre ou le journal.
Le grand livre et le journal général sont-ils identiques ?
Non, le grand livre et le journal général ne sont pas identiques. Bien que les deux soient impliqués dans l’enregistrement des transactions, le journal général enregistre les données brutes des transactions commerciales de manière séquentielle. C’est le premier point d’entrée. Le grand livre général organise ces données en actifs, passifs et revenus. Il agit comme un référentiel central qui est ensuite utilisé pour les rapports et analyses financières.
Un logiciel de comptabilité peut-il mettre à jour à la fois le grand livre et le journal général ?
Oui, un logiciel de comptabilité peut gérer simultanément les grands livres généraux et les journaux généraux. Lorsqu’une transaction est saisie dans le logiciel, celui-ci peut mettre à jour à la fois le journal et le grand livre. Cela aide les entreprises à maintenir la précision en réduisant les efforts manuels et en minimisant les erreurs.
Le grand livre est-il au débit ou au crédit ?
Le grand livre enregistre à la fois les débits et les crédits. Il s’agit d’une méthode comptable qui enregistre la manière dont une entreprise dépense et utilise de l’argent ou des ressources. Les montants débiteurs sont enregistrés dans la colonne de gauche et représentent les montants entrants, tandis que les crédits sont enregistrés dans la colonne de droite et représentent les montants sortants.
Conclusion
Un système comptable en partie double qui utilise à la fois un journal général et un grand livre général garantit un suivi financier précis d’une entreprise. Le journal général enregistre les transactions brutes, par ordre de date, tandis que le grand livre général organise ces transactions en grandes catégories, notamment les actifs, les passifs et les revenus.
Les logiciels de comptabilité modernes ont considérablement simplifié le processus, combinant souvent ces tâches comptables en un seul flux de travail transparent. Cependant, le journal général reste nécessaire pour enregistrer les transactions non acheminées. Dans l’ensemble, l’intégration technologique a rationalisé le processus de tenue des dossiers financiers, réduisant ainsi le travail manuel et améliorant l’efficacité.
