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Leçon principale
- Excel peut être une alternative rentable aux logiciels de comptabilité pour les petites entreprises.
- La création d’un grand livre dans Excel nécessite des connaissances de base en comptabilité et une attention aux détails.
- La comptabilité en partie double dans Excel consiste à enregistrer les débits et les crédits pour équilibrer les comptes.
- Les propriétaires d’entreprise doivent commencer par enregistrer la date de la transaction, la description et le numéro de référence.
- À mesure qu’une entreprise se développe, il est recommandé de passer à un logiciel de comptabilité spécialisé.
Microsoft Excel est un outil polyvalent qui peut remplacer efficacement un logiciel de comptabilité coûteux.
Utiliser Excel nécessite de comprendre les principes comptables de base.
Excel est capable de tenir un grand livre général pour les petites entreprises. Cet article fournit des instructions étape par étape sur la façon de configurer un grand livre général dans Excel.
Les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser Excel pour commencer à tenir des registres comptables jusqu’à ce qu’ils disposent de suffisamment de ressources pour acheter un logiciel de comptabilité.
Configurez votre grand livre général dans Excel
Il est important de noter que chaque entreprise est différente et aura donc des besoins différents en matière de reporting. La première étape de l’établissement d’un processus comptable consiste à déterminer quels chiffres comptables devront être inclus en fonction du type d’entreprise.
Une configuration simple de tenue de dossiers doit d’abord inclure des colonnes pour les dates de transaction, les descriptions de transaction et les numéros de référence, tels que les numéros de facture ou de chèque. Les colonnes suivantes répertorieront chaque compte qui sera utilisé au cours de l’année. Vous devez bien réfléchir lorsque vous choisissez un compte, car il sera difficile de revenir en arrière et d’apporter des modifications plus tard. De gauche à droite, les premiers comptes répertoriés doivent être des comptes de résultat, en commençant par les revenus et en terminant par les dépenses. Viennent ensuite le compte d’actif, puis le compte de passif et enfin le compte de capitaux propres.
Le grand livre général utilise la comptabilité en partie double pour suivre toutes les transactions d’une entreprise. Il est important de comprendre ce concept avant de commencer à utiliser Excel comme grand livre. La comptabilité en partie double repose sur la saisie des débits et des crédits pour une transaction afin que les livres soient finalement équilibrés.
Maîtrisez comment tenir une comptabilité en partie double à l’aide d’Excel
S’il s’agit d’une nouvelle entreprise, la première transaction sera probablement un investissement en actions dans l’entreprise. Par exemple, supposons qu’une entrepreneure nommée Jane décide d’ouvrir un atelier d’usinage. Elle disposait de 750 000 $ d’économies pour démarrer son entreprise et a ouvert un compte courant professionnel dans une banque locale avec l’argent qu’elle avait économisé.
Utilisant le concept de comptabilité en partie double, Jane sait que cette transaction augmentera le compte de trésorerie de l’entreprise (entrée au débit) et sera compensée par une augmentation du compte de capitaux propres (entrée au crédit). Dans ce système Excel, toutes les entrées de débit doivent être enregistrées comme des valeurs positives, tandis que toutes les entrées de crédit doivent être enregistrées comme des valeurs négatives.
Dans cet exemple, Jane doit saisir la date de la transaction et une description telle que « Investissement en capital » sur la première ligne de la feuille de calcul. Elle entrerait ensuite une entrée positive de 750 000 $ dans la colonne du compte « Trésorerie » de la feuille de calcul et une entrée négative de 750 000 $ dans la colonne du compte « Avoirs du propriétaire » de la feuille de calcul. Pour vérifier les chiffres, Jane doit utiliser la formule de somme d’Excel pour s’assurer que tous les éléments de chaque ligne totalisent 0 $.
À partir de là, Jane continuera à saisir une ligne pour chaque transaction. Si elle achète du matériel avec l’argent de l’entreprise, Jane saisira une transaction pour afficher une entrée débitrice ou positive dans la colonne du compte « Équipement » et une entrée créditante ou négative dans la colonne du compte « Espèces ». Si elle vend des services d’externalisation à un client, elle créditera le compte « Revenus » et débitera le compte « Capitaux propres ».
Enfin, les totaux de chaque colonne de compte doivent être résumés au bas de la feuille de calcul. La somme de tous les comptes de revenus peut être additionnée pour calculer le revenu net actuel. D’autres colonnes à calculer peuvent être configurées selon les besoins, telles que le total de l’actif, le total du passif et le total des capitaux propres.
Conclusion
Gérer une entreprise nécessite une grande quantité de travail comptable, qui est mieux réalisé en utilisant un logiciel spécifique à la comptabilité. Mais Excel convient aux petites entreprises avec un nombre limité de transactions, comme solution temporaire jusqu’à ce qu’un logiciel plus complet soit disponible.
La personne qui assure le suivi des registres comptables de l’entreprise doit avoir une bonne compréhension des outils comptables et Excel pour créer des écritures comptables précises.
