Comprendre les impôts des petites entreprises : un guide complet

Les impôts sont un coût pour faire des affaires, et les petites entreprises sont confrontées à des impôts fédéraux, étatiques et locaux. Toutefois, les petites entreprises peuvent bénéficier de déductions spéciales et de crédits d’impôt. Voici ce que vous devez savoir sur les impôts si vous dirigez une petite entreprise.

Impôts des petites entreprises

Les petites entreprises peuvent être soumises à diverses taxes aux niveaux fédéral et local. Ces taxes peuvent inclure la liste ci-dessous, bien que chaque petite entreprise n’ait pas besoin de payer chacune de ces taxes en fonction de son emplacement et de la nature de son activité.

Impôt sur le revenu

Toutes les entreprises, à l’exception des sociétés de personnes, doivent produire une déclaration de revenus fédérale chaque année. Au lieu de cela, les partenaires doivent uniquement produire une déclaration de renseignements (formulaire 1065) ; en effet, les revenus de la société sont transmis aux associés, qui sont imposés individuellement.

Le type de déclaration fiscale requise varie en fonction de la structure juridique de l’entreprise :

• Les entreprises individuelles déposent le formulaire 1040 ou 1040-SR, ainsi qu’une annexe C ou une annexe F dans le cas d’une entreprise agricole.
• Les associés individuels d’une société de personnes doivent également déposer le formulaire 1040 ou 1040-SR, ainsi que l’annexe E. Il en va de même pour les actionnaires individuels des sociétés S.
• Les sociétés C et S doivent déposer le formulaire 1120 ou 1120-S, respectivement. Le formulaire 1120-S est également une déclaration de renseignements ; Les sociétés S ne paient pas d’impôts fédéraux mais répercutent cette obligation sur les actionnaires individuels.

Les exigences de déclaration et les obligations fiscales d’une société à responsabilité limitée (SARL) dépendent de la manière dont elle a été créée. Ces exigences varient selon les États et un service de dépôt LLC peut aider les propriétaires d’entreprise à naviguer dans ces détails. Une LLC peut être créée sous la forme d’une société de personnes, d’une société ou d’une « entité réputée distincte de ses propriétaires » (ce qui signifie que les propriétaires sont imposés en tant que particuliers, tout comme un propriétaire unique).

Impôt sur le travail indépendant

Les entrepreneurs individuels et les associés individuels dans les partenariats sont également soumis aux impôts sur le travail indépendant sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie et doivent joindre l’annexe SE à leur formulaire 1040 ou 1040-SR. Le taux d’imposition du travail indépendant est actuellement de 15,3 %, dont 12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % pour Medicare.

Taxe sur l’emploi

Les entrepreneurs individuels, les sociétés de personnes et les sociétés C ou S sont tous soumis à l’impôt sur le travail s’ils ont des employés.

Les taxes sur l’emploi comprennent les taxes de sécurité sociale et les taxes Medicare, que les employés et les employeurs paient chacun en partie. Ils comprennent également les revenus retenus sur les salaires des employés pour couvrir leurs impôts sur le revenu. Ils incluent enfin les taxes de chômage (FUTA), que les employeurs doivent payer intégralement.

À l’exception de la FUTA, les taxes sur l’emploi sont déclarées à l’aide du formulaire 941, 943 ou 944. Les taxes FUTA sont déclarées à l’aide du formulaire 940.

Taxe spéciale à la consommation

Les entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les sociétés C et les sociétés S peuvent toutes être soumises à des taxes d’accise. Une taxe d’accise est une taxe sur des biens et services spécifiques, tels que les carburants, le transport aérien, certains vaccins, l’équipement de pêche sportive et même les services de bronzage intérieur.

Les taxes d’accise peuvent être imposées à la fois par le gouvernement fédéral et par les États. Selon les biens ou services concernés, le payeur peut être le fabricant, le détaillant, l’importateur ou le consommateur.

Certaines taxes d’accise, appelées taxes sur le péché, sont perçues dans le but de décourager certaines activités répréhensibles ou du moins de les rendre plus coûteuses. Par exemple, la plupart des États imposent des droits d’accise sur les cigarettes.

Les entreprises paient des droits d’accise sous l’une des nombreuses formes suivantes, selon qui est imposé. Il s’agit des formulaires 720, 730, 2290 et 11-C.

Taxe de vente

La plupart des États américains ainsi que de nombreux comtés et villes imposent des taxes sur les ventes. Les États-Unis n’ont pas de taxe nationale sur les ventes.

Les petites entreprises peuvent être tenues de collecter des taxes de vente, puis de les remettre à l’autorité fiscale compétente si elles vendent des biens ou des services taxables. Ce qui constitue un bien ou un service imposable et le montant de la taxe varieront d’un endroit à l’autre, tout comme la date limite de paiement de la taxe.

Pour une petite entreprise qui ne perçoit pas encore de taxe de vente, la première étape consiste à s’inscrire auprès de l’agence fiscale de l’État.

Autres taxes nationales et locales

Les États et les gouvernements locaux peuvent imposer de nombreuses autres taxes dont les petites entreprises doivent être conscientes. Ceux-ci incluent :

• Impôt sur le revenu. Les propriétaires individuels paient des impôts sur le revenu au niveau de l’État et local (le cas échéant) dans le cadre de leurs impôts sur le revenu des personnes physiques, tout comme les associés individuels dans les sociétés de personnes et les actionnaires des sociétés S. Les sociétés C et les sociétés S déposent des formulaires d’impôt sur les sociétés et sont imposées sur cette base, bien que la question de savoir si et comment les sociétés S sont imposées varie d’un État à l’autre. Les partenariats peuvent également être imposables ou non, selon l’État.
• Impôt foncier. Les entreprises qui possèdent des immeubles, des terrains ou d’autres biens immobiliers peuvent être imposées au niveau national et local, tout comme les particuliers. De plus, certains gouvernements étatiques et locaux imposent les biens personnels corporels, qui, dans le cas des entreprises, peuvent être des machines, du matériel de bureau ou des stocks, par exemple.
• Taxe de franchise. Environ une douzaine d’États imposent des taxes de franchise à divers types d’entreprises (pas spécifiquement des franchises) qui souhaitent faire des affaires dans cet État.
• Frais de licence commerciale. Le gouvernement fédéral, ainsi que de nombreux gouvernements étatiques et locaux, exigent que certains types d’entreprises obtiennent des licences et leur paient les frais appropriés, en fait une taxe. Selon la Small Business Administration des États-Unis, « les États ont tendance à réglementer un plus large éventail d’activités que le gouvernement fédéral. Par exemple, les activités commerciales qui sont généralement réglementées au niveau local comprennent les ventes aux enchères, la construction et le nettoyage à sec, l’agriculture, la plomberie, les restaurants, la vente au détail et les distributeurs automatiques. »

Taxe estimée

Les taxes estimées ne sont pas des taxes distinctes ; ils sont un moyen de payer d’autres impôts tout au long de l’année. Les propriétaires individuels, les sociétés C et S, ainsi que les associés individuels dans les sociétés de personnes et les actionnaires individuels des sociétés S, peuvent tous devoir payer des impôts estimés, en utilisant le formulaire 1040-ES dans le cas des particuliers ou le formulaire 1020-W dans le cas des sociétés.

Les impôts estimés sont payés trimestriellement plutôt qu’annuellement, et le défaut de payer les impôts ou de payer le total peut entraîner une pénalité pour sous-paiement lorsque l’individu ou l’entreprise produit sa déclaration de revenus annuelle.

Qu’est-ce que l’EIN ?

À des fins fiscales, de nombreuses petites entreprises ont besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN), également appelé numéro d’identification fiscale fédéral. Ces chiffres sont disponibles en ligne et gratuitement auprès de l’Internal Revenue Service (IRS). En outre, certains États délivrent également des numéros d’identification distincts pour les entreprises.

Les entrepreneurs individuels sans employés n’ont peut-être pas besoin d’un EIN mais utilisent simplement leur numéro de sécurité sociale comme identification lorsqu’ils déclarent leurs impôts. Cependant, ils en voudront peut-être toujours un au cas où ils embaucheraient des employés à l’avenir.

Déductions fiscales et crédits aux petites entreprises

Comme les contribuables individuels, les petites entreprises peuvent demander diverses déductions et crédits lorsqu’elles déclarent leurs déclarations de revenus. Parmi eux :

Dépenses professionnelles

Les coûts de gestion d’une entreprise sont largement déductibles des bénéfices de l’entreprise, réduisant ainsi le revenu imposable. Les dépenses professionnelles déductibles peuvent inclure les salaires, le loyer, les services publics, les frais de déplacement et de déplacement, les fournitures de bureau, l’équipement, la publicité, les services Internet et sans fil, etc. Les impôts nationaux et locaux sont souvent déductibles des impôts fédéraux d’une entreprise.

Dépréciation

Au lieu de déduire le coût de certains actifs au cours de l’année d’achat, dans certains cas, les entreprises doivent amortir les actifs sur une certaine période. Cela se traduit par des déductions fiscales qui peuvent se poursuivre pendant de nombreuses années.

Déduction domiciliaire

En particulier, les entrepreneurs individuels peuvent déduire les dépenses d’un bureau à domicile qu’ils utilisent « exclusivement sur une base régulière » pour exploiter leur entreprise. En fonction de la superficie de leur bureau par rapport à l’ensemble de leur maison, ils peuvent déduire un pourcentage des intérêts hypothécaires, des assurances, des services publics et des réparations, ainsi qu’amortir cette partie de leur maison.

Crédit d’impôt

Contrairement aux déductions, qui réduisent le revenu imposable d’une entreprise, les crédits d’impôt réduisent les impôts d’une entreprise à hauteur d’un dollar. Parmi les crédits disponibles pour les petites entreprises figurent :

• Le crédit d’impôt pour opportunités de travail (WOTC) offre un crédit d’impôt aux entreprises qui embauchent et emploient des membres de certains « groupes cibles », notamment les anciens combattants éligibles et les bénéficiaires de diverses formes d’aide publique.
• Le crédit pour garde d’enfants fourni par l’employeur aide les employeurs à couvrir les coûts liés à la fourniture ou au financement de services de garde d’enfants pour leurs employés.
• Le crédit d’impôt pour soins de santé aux petites entreprises rembourse aux employeurs une partie du coût du paiement des primes d’assurance maladie de leurs employés.
• Le crédit d’impôt admissible sur les salaires des petites entreprises pour l’amélioration de la recherche offre un crédit basé sur les activités de recherche admissibles d’une entreprise.

L’IRS dispose d’une liste d’autres crédits et des formulaires nécessaires pour les réclamer sur son site Web.

Planification et conformité fiscales pour les petites entreprises

Bien que peu (voire aucun) propriétaires de petites entreprises soient susceptibles d’apprécier de payer leurs impôts, le processus peut être rendu un peu moins pénible en planifiant à l’avance et en tenant de bons registres tout au long du processus. Voici quelques éléments à garder à l’esprit :

• Tenir des registres. Les petites entreprises voudront conserver des registres minutieux de leurs revenus et dépenses, idéalement au fur et à mesure qu’ils se produisent, pour éviter d’avoir à se démener pour des formalités administratives plus tard. Les logiciels de fiscalité et de comptabilité pour petites entreprises peuvent vous aider.
• Estimation des taxes à payer. Comme mentionné ci-dessus, les entreprises devront peut-être payer des impôts estimés chaque trimestre pour éviter des pénalités, sans parler d’une lourde facture fiscale à la fin de l’année. Les entreprises peuvent payer les taxes estimées par courrier, par téléphone ou sur appareil mobile ainsi qu’en ligne via le système électronique de paiement des taxes fédérales (EFTPS) de l’IRS.
• Date limite de candidature. Les entreprises voudront également noter les dates limites de dépôt de leurs différents formulaires fiscaux. Alors que les particuliers n’ont à se soucier que du 15 avril (ou aux alentours de cette date) de chaque année, les entreprises peuvent être confrontées à une série d’échéances. L’IRS les énonce dans la publication 509 : Barème d’imposition.
• Pénalités fiscales. Les petites entreprises qui ne déclarent pas leurs impôts à temps ou ne paient pas ce qu’elles doivent peuvent se voir imposer une amende par l’IRS. De plus, l’IRS peut facturer des intérêts sur ces pénalités jusqu’à ce que la facture soit entièrement payée. Les contribuables ont également le droit de contester toute pénalité imposée par l’IRS.
• Contrôle fiscal. L’IRS peut choisir de vérifier les déclarations de revenus des particuliers ou des entreprises pour un certain nombre de raisons. Parfois, c’est simplement parce que les résultats sont aléatoires. En général, dit l’IRS, la plupart des déclarations qu’il audite ne datent pas de plus de deux ans et il audite rarement les déclarations de plus de six ans. La leçon ici : respectez vos bénéfices et toutes les provisions qui les concernent pendant au moins aussi longtemps.

Comment payer les impôts des petites entreprises

Le paiement des impôts des petites entreprises est un processus en trois étapes :

1. Rassemblez les informations dont vous avez besoin (encore une fois, de préférence de manière continue plutôt qu’à la dernière minute).
2. Déterminez quels formulaires s’appliquent à vous. Vous pouvez trouver une liste de formulaires et de publications destinés aux petites entreprises sur le site Web de l’IRS.
3. Soumettez votre candidature avant la date limite appropriée.

Par exemple, disons que vous êtes une petite entreprise à Washington. La déclaration de revenus mensuelle B&O du ministère du Revenu est due le 25 du mois suivant, bien que vous puissiez avoir le droit de produire une déclaration trimestrielle. Pour payer des impôts, vous devrez vous inscrire auprès du DoR. Vous devrez ensuite préparer vos informations de ventes et de collections, puis naviguer sur la page DoR.

Impôt des petites entreprises versus impôt des grandes entreprises

Les petites et les grandes entreprises sont confrontées à des considérations distinctes en matière de fiscalité en raison des différences de taille, de structure et de ressources. Voici quelques différences clés.

Paiement de l’impôt requis

Les petites entreprises déclarent souvent leurs impôts en utilisant des formulaires plus simples, tels que l’annexe C pour les entreprises individuelles ou le formulaire 1120-S pour les sociétés S. Ils effectuent souvent des paiements d’impôts estimés trimestriellement pour éviter les pénalités. En revanche, les grandes entreprises utilisent souvent des formulaires plus complexes tels que le formulaire 1120 pour les sociétés C et peuvent avoir besoin de produire des déclarations de revenus consolidées pour plusieurs filiales, ce qui nécessite une conformité et des rapports plus détaillés.

Déductions et crédits

Les petites entreprises bénéficient souvent de déductions telles que la déduction pour bureau à domicile, la déduction pour frais de démarrage jusqu’à 5 000 $ et la déduction en vertu de l’article 179. Les grandes entreprises, quant à elles, peuvent profiter de déductions et de crédits plus substantiels tels que le crédit pour la recherche et le développement (R&D) et le crédit pour impôt étranger pour les opérations internationales.

Ressources/Expertise

Les petites entreprises n’ont souvent pas la puissance de feu nécessaire pour investir d’importantes ressources dans une stratégie fiscale. Souvent, ils ne disposent pas d’un fiscaliste dédié et doivent plutôt s’appuyer sur des comptables externes ou des logiciels fiscaux. Leurs ressources limitées peuvent rendre difficile la mise à jour des modifications de la législation fiscale et la gestion de problèmes de conformité complexes. Parallèlement, les grandes entreprises disposent souvent de services fiscaux internes dotés d’experts capables de gérer des questions fiscales complexes et de mettre en œuvre des stratégies de planification fiscale complexes, en particulier pour les années à venir.

Structure de l’entité

Les petites entreprises choisissent souvent des structures d’entité telles qu’une entreprise individuelle, une société de personnes, une LLC ou une société S. Ces structures offrent des avantages tels que des taxes répercutées, mais impliquent également des considérations de responsabilité personnelle. Les grandes entreprises fonctionnent souvent comme des sociétés de type C, elles peuvent donc être confrontées à une double imposition tant au niveau de l’entreprise que des actionnaires.

Conformité et audit

Les exigences de conformité pour les petites entreprises sont souvent moins strictes, même si elles doivent néanmoins se conformer aux lois et réglementations fiscales. Les grandes entreprises sont confrontées à des normes de conformité plus strictes et sont plus susceptibles de faire l’objet d’audits, surtout s’il s’agit de sociétés ouvertes. Ils doivent également se conformer à des réglementations supplémentaires telles que la loi Sarbanes-Oxley.

Ressources pour les impôts des petites entreprises

L’IRS et d’autres agences fiscales proposent de nombreuses ressources en ligne.

Pour les impôts fédéraux, ces liens IRS seraient un bon point de départ :

• Centre fiscal pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants
• Formulaires et publications pour petites entreprises
• Publication 334 : Guide fiscal pour les petites entreprises (pour les déclarants de l’annexe C)
• Publication 583 : Créer une entreprise et tenir des registres

Des informations sur les impôts nationaux et locaux peuvent être trouvées sur les sites Web de leurs services fiscaux et fiscaux. Comme point de départ central, l’IRS fournit cette liste Sites Web du gouvernement de l’Étaty compris leurs autorités fiscales respectives. Gardez à l’esprit que si vous envisagez de faire des affaires dans plusieurs États, vous devrez peut-être vous inscrire auprès de plusieurs d’entre eux.

Conclusion

Il semble parfois que les petites entreprises soient imposées de toutes parts. Cependant, comprendre les règles peut rendre les choses plus faciles, et connaître les détails des déductions et des crédits d’impôt peut rendre les choses moins coûteuses.

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise et que vous êtes trop occupé par d’autres tâches ou que vous n’êtes pas à l’aise pour gérer ces questions par vous-même, il pourrait s’avérer judicieux d’embaucher un comptable familier avec votre type d’entreprise. De plus, l’IRS note : « Les honoraires facturés par les comptables et les avocats qui sont des dépenses ordinaires et nécessaires directement liées à l’exploitation de votre entreprise sont déductibles en tant que dépenses professionnelles. »