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Qu’est-ce que le formulaire I-9 ?
Le formulaire I-9 est utilisé pour vérifier qu’une personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis. Les employeurs et employés américains, y compris les citoyens et non-citoyens, doivent remplir le formulaire. Une fois que vous avez fait une offre d’emploi (mais pas avant), le nouvel employé doit démontrer son admissibilité à travailler aux États-Unis en remplissant un formulaire.
En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de vous assurer que ce formulaire des Services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) est rempli avec précision par l’employé et par vous. Les employeurs devraient conserver ces registres aussi longtemps qu’une personne figure sur leur liste de paie.
Remplissez le formulaire I-9
Le formulaire I-9 est conçu pour collecter des informations auprès des nouveaux employés prouvant qu’ils sont légalement éligibles pour travailler aux États-Unis. Aucun salarié n’est dispensé de remplir le formulaire.
Le formulaire est composé de trois parties :
1. Pour les employés, établir leur identité (partie 1)
L’employé remplit cette section du formulaire. Il comprend des informations telles que le nom complet, l’adresse, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale (SSN) (le cas échéant), l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
Les employés doivent également attester – sous peine de parjure – qu’ils sont légalement qualifiés pour travailler aux États-Unis pour les raisons suivantes :
- Un citoyen américain
- Une personne qui n’est pas citoyen américain
- Un résident permanent légal
- Ressortissants étrangers autorisés à travailler aux États-Unis. Les employés doivent saisir la date d’expiration de cette autorisation, le cas échéant.
Les employés étrangers autorisés à travailler doivent saisir un numéro d’enregistrement pour étranger (« Un numéro », qui est un numéro unique à sept, huit ou neuf chiffres attribué aux étrangers) ou un numéro d’admission du formulaire I-94.
Le salarié doit signer le formulaire et le dater. Les fausses déclarations peuvent entraîner des amendes et/ou des peines d’emprisonnement.
Certains employés peuvent avoir besoin d’aide pour remplir leur partie du formulaire. Si l’employé est mineur ou handicapé (ou a besoin d’une traduction), la personne qui aide à remplir le formulaire (c’est-à-dire le préparateur et/ou le traducteur) doit également inclure son nom et son adresse ainsi qu’une signature sur l’annexe A du formulaire (également sous peine de parjure).
2. Pour les employeurs, examinez les dossiers des employés (partie 2)
L’employeur remplit cette section du formulaire I-9. Il décrit les documents que l’employeur a examinés pour vérifier l’admissibilité à l’emploi. L’employeur doit prendre cette mesure dans les trois jours suivant le premier jour de travail. L’employeur peut, mais n’est pas tenu de le faire, faire des copies du ou des documents présentés.
Il existe trois listes de documents pouvant être utilisés. Le type de document utilisé détermine quelle partie de la partie 2 l’employeur doit remplir.
Liste A : Les matériaux de cette liste mis en place les deux Identité des employés et permis de travail. Pour ce faire, l’employé doit simplement présenter un formulaire, tel qu’un passeport américain, une carte de résident permanent, telle qu’une carte verte, ou un récépissé d’enregistrement d’étranger ou un permis de travail (formulaire I-766).
Liste B : Les documents de cette liste montrent l’identité du salarié. Si le salarié ne dispose pas d’un document de la liste A, il doit présenter un document de la liste B, plus un document de la liste C (ci-dessous).
- Permis de conduire ou carte d’identité délivré par l’État (à condition qu’il comprenne une pièce d’identité avec photo et d’autres informations personnelles)
- Carte d’identité délivrée par une agence gouvernementale fédérale, étatique ou locale (à condition qu’elle comprenne une pièce d’identité avec photo et d’autres informations personnelles)
- Carte d’identité scolaire avec photo
- Carte d’électeur
- Carte d’identité militaire américaine ou relevé de service militaire
- Carte d’identité militaire pour personne à charge
- Carte de marin de la Garde côtière des États-Unis
- Documents sur les tribus amérindiennes
- Permis de conduire délivré par un organisme gouvernemental canadien
Pour les mineurs (de moins de 18 ans) qui ne peuvent présenter l’un des documents de la liste B, les documents alternatifs acceptables pour prouver l’identité de l’employé comprennent les relevés de notes scolaires ou les bulletins scolaires ; dossiers d’hôpital, de médecin ou de clinique ; ou les dossiers de crèche ou de maternelle.
Liste C : Ces documents établissent l’autorisation du salarié pour travailler aux États-Unis. Encore une fois, si l’employé ne peut pas créer un document à partir de la liste A, il doit créer un document à partir de la liste B. Et un de la liste C.
- Carte de numéro de compte de sécurité sociale (sauf si la carte indique : non valable pour un emploi, valable uniquement pour un emploi avec autorisation INS, ou valable uniquement pour un emploi avec autorisation DHS)
- Acte de naissance à l’étranger délivré par le ministère des Affaires étrangères (formulaire FS-545)
- Acte de naissance délivré par le ministère des Affaires étrangères (formulaire DS-1350)
- Copie originale ou certifiée conforme d’un acte de naissance délivré par un État, un comté, une municipalité ou un territoire des États-Unis avec le sceau officiel
- Documents sur les tribus amérindiennes
- Carte d’identité de citoyen américain (formulaire I-197)
- Carte d’identité à utiliser par les résidents permanents des États-Unis (formulaire I-179)
- Les permis de travail sont délivrés par le ministère de la Sécurité intérieure
L’employé et l’employeur doivent attester sous peine de parjure qu’ils ont examiné les documents requis, croient qu’ils sont authentiques et que l’employé est autorisé à travailler au meilleur de sa connaissance. Ils doivent également enregistrer le premier jour de travail de l’employé et fournir leurs propres informations professionnelles, notamment son nom, son adresse et son titre de poste.
Les employeurs doivent noter qu’ils peuvent inspecter à distance les documents du formulaire I-9 des employés, à condition qu’ils soient inscrits au système Web du ministère de la Sécurité intérieure, E-Verify.
3. Pour les employeurs, lors de la réembauche (Annexe B)
Cette partie du formulaire est également remplie uniquement par l’employeur et n’est utilisée qu’à des fins de revérification lors de la réembauche de l’employé. Si un employé est réembauché dans les trois ans suivant la date initiale du I-9, l’employeur peut remplir cette section ou un nouveau I-9.
Si cette section doit être remplie, l’employeur doit uniquement indiquer le nom de l’employé (ou le nouveau nom si l’employé a changé de nom) et la date de réembauche. Si le permis de travail précédent a expiré mais a maintenant été renouvelé, saisissez les informations sur le document établissant ce permis de travail (titre du document, numéro et date d’expiration du nouveau permis de travail).
Comme dans les autres sections, l’employé doit signer sous peine de parjure qu’il estime que les documents présentés sont authentiques et qu’il est autorisé à travailler aux États-Unis. Les sanctions pour parjure peuvent être sévères, variant selon les États, avec des peines allant jusqu’à 15 ans de prison dans certains cas.
Que se passe-t-il si vous remplissez incorrectement le formulaire I-9 ?
Remplir le formulaire de manière incorrecte peut entraîner de lourdes sanctions tant pour l’employeur que pour l’employé, notamment des amendes ou des poursuites judiciaires. Examinez attentivement le formulaire pour vous assurer que chaque section est correctement remplie et que rien ne manque.
Puis-je remplir le formulaire I-9 par voie électronique ?
Correct. Si vous choisissez de signer électroniquement le formulaire I-9, votre système doit répondre à des exigences spécifiques. Celles-ci incluent l’apposition d’une signature sur le formulaire, l’enregistrement de la signature au moment de son remplissage, la vérification de l’identité du signataire et la fourniture d’une confirmation imprimée sur demande.
Conclusion
Les employeurs devraient conserver le I-9 tant que la personne figure sur leur liste de paie. De temps à autre, le gouvernement fédéral peut vérifier vos dossiers d’emploi. Le fait de ne pas conserver et présenter correctement le formulaire I-9 lors d’un audit peut entraîner des sanctions civiles, qui peuvent varier en fonction de la gravité de la violation, et dans certains cas, des sanctions pénales.
Il est préférable de vérifier régulièrement votre formulaire I-9 et de corriger toute erreur ou omission que vous trouvez. Ces formulaires doivent également être conservés en toute sécurité, que ce soit sous forme électronique ou papier.
Trouvez plus d’informations sur l’I-9 sur «Manuel pour les employeurs : Instructions pour remplir le formulaire I-9Si vous avez d’autres questions sur l’I-9, vous pouvez également consulter un avocat spécialisé en droit du travail.
