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Leçon principale
- Les cadeaux des employés peuvent être ou non imposables, selon le type de cadeau et sa valeur.
- Les cadeaux en espèces ou équivalents, tels que les cartes-cadeaux, sont imposables pour les employés, quel que soit leur montant.
- Les cadeaux autres qu’en espèces peuvent ne pas être imposables s’ils valent moins d’un certain montant et sont donnés rarement.
- Les employeurs peuvent déduire le coût des cadeaux, mais généralement jusqu’à 25 $ par cadeau.
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous souhaiterez peut-être récompenser vos employés avec des cadeaux pour les fêtes ou lors d’autres occasions spéciales. Cependant, avant de le faire, vous vous rendrez service, ainsi qu’à votre entreprise, si vous vous familiarisez avec les règles fiscales qui s’appliquent à de tels cadeaux. Voici ce que vous devez savoir pour respecter la loi.
Qu’est-ce qui est considéré comme un cadeau ?
Le cadeau peut être tout ce que vous souhaitez offrir gratuitement à vos employés, partenaires commerciaux ou clients. Par exemple, il peut s’agir de quelque chose de tangible, comme une boîte de bonbons, un vase de fleurs ou une paire de billets de cinéma. Il peut s’agir d’espèces ou d’équivalents d’espèces, comme des chèques-cadeaux ou des cartes-cadeaux. Un cadeau peut également représenter un service quelconque, comme un bon d’achat pour un spa.
La définition technique de l’IRS est que quelque chose est un cadeau si vous l’offrez sans vous attendre à recevoir quelque chose de valeur égale en retour. L’IRS précise que si vous contractez un prêt sans intérêt, cela peut être considéré comme un cadeau (puisque vous n’obtiendrez probablement pas quelque chose de valeur égale).
Cadeaux et compensations
Les cadeaux en espèces ou équivalents en espèces, quel que soit leur montant, y compris les cartes-cadeaux, sont considérés comme une compensation imposable. D’autres cadeaux n’entrent dans cette catégorie que s’ils dépassent une certaine valeur.
Informations rapides
L’impôt potentiel sur les cadeaux d’employeur ne doit pas être confondu avec l’impôt fédéral sur les cadeaux. Ce dernier est un impôt sur le transfert de sommes d’argent ou d’actifs relativement importantes d’un individu à un autre. De plus, contrairement aux impôts sur les cadeaux des employeurs, les impôts sur les cadeaux sont payés par le donateur et non par le destinataire.
Cadeaux imposables et cadeaux non imposables
Comme indiqué ci-dessus, les cadeaux en espèces sont considérés comme une compensation aux fins de l’impôt, tout comme les autres montants que vous pouvez verser à vos employés, comme les salaires réguliers, les primes ou d’autres formes de récompenses en espèces. Et c’est vrai quelle que soit la quantité. L’argent liquide n’est pas seulement de l’argent, mais tout ce qui fonctionne comme de l’argent, comme les cartes-cadeaux.
Les cadeaux en espèces doivent être déclarés comme un revenu pour l’employé, ce qui les rend imposables sur sa déclaration de revenus.
Les cadeaux autres qu’en espèces ne sont imposés que si leur valeur dépasse ce que l’Internal Revenue Service (IRS) considère comme un avantage de minimis ou de minimis. Comme l’explique l’IRS, « un avantage de minimis est tout bien ou service que vous fournissez à vos employés et qui a si peu de valeur (compte tenu de la fréquence à laquelle vous offrez des avantages similaires à vos employés) que son calcul serait déraisonnable ou administrativement impossible. »
En d’autres termes, tant la valeur du cadeau que la fréquence à laquelle vous l’offrez à vos employés peuvent être prises en compte ici. Si vous offrez une dinde à vos employés pendant les vacances, cela sera probablement considéré comme un avantage de minimis. Mais si vous leur donnez une dinde chaque semaine de l’année, c’est une autre affaire. Ce que l’IRS essaie de faire, c’est d’empêcher les employeurs d’essayer de dissimuler une rémunération imposable par des cadeaux non imposables.
Gardez les cadeaux petits et peu fréquents
Les réglementations de l’IRS sur les prestations minimales s’appliquent non seulement aux cadeaux, mais également à d’autres avantages modestes, tels que l’utilisation d’un téléphone portable ou d’un photocopieur fourni par l’employeur, certains repas et frais de déplacement, ainsi que des fêtes d’entreprise ou des pique-niques occasionnels.
L’IRS n’est pas clair sur le seuil en dollars pour les avantages de minimis, affirmant que “le fait qu’un article ou un service soit de minimis dépend de tous les faits et circonstances”. Mais il a noté que l’agence « avait précédemment statué dans un cas spécifique que les objets d’une valeur supérieure à 100 dollars ne pouvaient pas être considérés comme de minimis, même dans des circonstances inhabituelles ». Les employeurs ont donc un certain pouvoir, mais seulement dans une certaine mesure.
Notez que si un cadeau est trop cher pour être considéré comme un cadeau de minimis, sa valeur entière sera imposable pour l’employé, et pas seulement le montant dépassant la limite.
Déduire les dépenses liées aux cadeaux des employés
Vous pouvez déduire le coût des cadeaux offerts aux employés, aux clients ou à toute autre personne avec laquelle vous entretenez une relation d’affaires, mais seulement jusqu’à concurrence de 25 $ par personne et par année d’imposition. L’IRS ajoute que « les frais accessoires, tels que la gravure sur le bijou ou l’emballage, l’assurance et l’envoi postal, ne sont généralement pas inclus dans la détermination du coût d’un cadeau aux fins de la limite de 25 $ ».
Il existe également d’autres cas spécifiques où vous êtes autorisé à déduire ou non. Par exemple, vous n’êtes pas autorisé à déduire quoi que ce soit qui pourrait être considéré comme un cadeau ou un divertissement. De plus, vous devez être prêt à justifier vos déductions avec des relevés du montant que vous avez dépensé.
Exigences en matière de paiement des impôts et de tenue de registres
Les cadeaux admissibles de minimis n’ont pas besoin d’être signalés à l’IRS.
Dans le cas de cadeaux imposables, leur valeur doit être incluse dans le salaire de l’employé sur le formulaire W-2 et ils sont soumis à la retenue d’impôt sur le revenu. “Si l’employé est couvert par la sécurité sociale et l’assurance-maladie, la valeur des prestations sera également retenue sur ces impôts”, note l’IRS.
Si vous êtes l’unique propriétaire de votre entreprise, vous pouvez déduire les dépenses liées aux cadeaux (dans les limites autorisées) sur l’annexe C de votre formulaire 1040 déclaration de revenus fédérale. Si votre entreprise est structurée comme une société de personnes, une société, une société S ou une société à responsabilité limitée (SARL), vous pouvez les réclamer sur la déclaration de revenus appropriée.
Comme pour toute autre déduction que vous envisagez de demander, conservez les reçus afin de pouvoir indiquer combien vous avez payé pour vos cadeaux au cas où l’IRS les remettrait en question.
Autres considérations non fiscales
Outre les considérations fiscales, il existe plusieurs autres facteurs à prendre en compte lors d’un don. Par exemple, envisagez-vous d’offrir des cadeaux à tous vos employés ou seulement à certaines personnes, comme votre assistant ou vos plus proches collaborateurs ? Dans ce dernier cas, mieux vaut offrir des cadeaux discrètement. Même si les cadeaux peuvent aider à remonter le moral, la dernière chose que vous voulez faire est de démoraliser ceux qui ne reçoivent pas votre générosité.
Des conseils sur l’étiquette des cadeaux sont largement disponibles en ligne, mais en général, il est préférable d’éviter tout ce qui est trop personnel (pas de sous-vêtements, évidemment, mais certains experts en étiquette disent que même les bijoux sont interdits). Les cadeaux comme des paniers de fruits ou des échantillons de saucisses et de fromage sont plus sûrs qu’une bouteille de vin ou autre alcool. Et même si quelque chose comme un ensemble stylo et crayon peut être un cadeau parfait, il convient également de se demander si la personne a suffisamment de stylos et de crayons.
Les petits cadeaux aux salariés sont-ils imposables ?
Si le don répond à la définition d’un avantage de minimis, il n’est généralement pas imposable. Ces types de cadeaux sont rares, comme les petits cadeaux de vacances.
Quels sont les cadeaux d’entreprise acceptables ?
Les petits cadeaux personnalisés, les billets pour des événements ainsi que les plats et boissons gastronomiques sont généralement acceptés.
Conclusion
Un cadeau occasionnel pour un employé peut être un beau geste pour les propriétaires de petite entreprise. Cependant, il est préférable de garder les choses petites, simples et peu fréquentes afin de maintenir de bonnes relations avec l’IRS.
